Chambres pour la tournée

Qui peut le faire

La personne qui modifie un événement peut y demander l'hébergement : le Directeur musical et l'Administrateur, ou un Chef de pupitre pour les événements de sa section. Le Directeur musical et l'Administrateur ont aussi accès à Gestion › Hébergement : les réponses de tout le monde, la possibilité de répondre pour quelqu'un, le placement dans les chambres, et l'exportation. Votre chœur peut aussi avoir ses propres rôles, sous d'autres noms, qui le permettent.

Chaque membre visé par l'événement répond pour lui-même, le personnel compris. Un membre ne voit que ses propres dates. Les cochambreurs voient la réponse les uns des autres, sans les dates. Le reste du chœur n'apparaît que sous forme de noms à inviter.

La fonction d'hébergement doit être activée pour votre chœur.

Comment faire

Demander l'hébergement (organisateurs)

1. Dans Gestion › Événements, ouvrez l'événement. Dans son panneau Hébergement, activez Hébergement requis.
2. Indiquez les Personnes par chambre (de 1 à 6) et la date limite, Les membres répondent jusqu'au. Sans date limite, les membres peuvent répondre jusqu'au début de l'événement. Avec 1 personne par chambre, il n'y a pas de chambre partagée.

Répondre (chaque membre)

1. Ouvrez l'événement dans l'onglet Agenda. Sous Hébergement, touchez Répondre.
2. Choisissez Une chambre seule, Une chambre partagée ou Pas besoin de chambre. Pour une chambre, indiquez vos dates d'Arrivée et de Départ. Enregistrez.
3. Vous pouvez modifier ou supprimer votre réponse jusqu'à la date limite. Ensuite, la section indique Les réponses sont fermées.

Partager une chambre

1. Une fois votre chambre partagée enregistrée, touchez Inviter des cochambreurs et choisissez des personnes visées par l'événement. Une chambre ne dépasse jamais sa taille, invitations comprises.
2. Elles acceptent ou refusent dans la même section, sous Invitations. Une personne qui accepte sans avoir encore répondu reçoit vos dates.
3. Vous changez d'idée? Retirez l'invitation, ou quittez la chambre. Vos cochambreurs en sont avisés.
4. Vous ne pouvez être que dans une seule chambre par événement.

Suivre et exporter (Directeur musical, Administrateur)

1. Ouvrez Gestion › Hébergement : les événements qui demandent un hébergement, du plus récent au plus ancien. Ouvrez-en un.
2. La première ligne compte qui veut une chambre seule, une chambre partagée, pas de chambre, et qui n'a pas répondu. Chaque personne affiche sa réponse, ses dates, son numéro de chambre et ses invitations en attente. Cherchez par nom.
3. Touchez une personne pour répondre à sa place, même après la date limite.
4. Touchez Exporter en CSV pour l'hôtel : une ligne par personne visée, le personnel compris, avec Pas de réponse pour celles qui n'ont pas répondu. Le fichier s'ouvre dans n'importe quel tableur, accents compris.

Placer des personnes dans les chambres (Directeur musical, Administrateur)

1. Dans la liste de l'événement, sous Gestion › Hébergement, touchez Placer dans une chambre à côté d'une personne qui a demandé une chambre partagée.
2. Choisissez une chambre où il reste un lit (Chambre 2 · Ana, Ben · 2/3), ou Nouvelle chambre avec une autre personne qui en attend une. Pour défaire un placement, choisissez Retirer de la chambre.
3. Les personnes de la chambre sont avisées. Une personne déplacée d'une autre chambre la quitte, et ses anciens cochambreurs sont avisés.
4. Une invitation en attente dans cette chambre compte désormais comme acceptée. Les autres invitations que les deux avaient reçues se ferment, et une chambre devenue pleine ferme ses invitations en attente; les personnes concernées sont avisées.
5. Une chambre ne dépasse jamais sa taille. Cela fonctionne aussi après la date limite.

Quand un événement est annulé, ou n'a plus besoin d'hébergement, ses réponses et ses chambres se ferment et les personnes sont avisées. Quand il est reporté, les dates suivent.

Sur le Web et dans les applis

Sur le Web, Exporter en CSV télécharge le fichier directement sur votre ordinateur. Dans les applis iPhone et Android, le bouton ouvre la feuille de partage du téléphone, où vous choisissez où enregistrer ou envoyer le fichier.