Bibliothèque de documents

Qui peut le faire

Le Directeur musical, le Bibliothécaire et l'Administrateur tiennent la bibliothèque, dans Gestion › Bibliothèque de documents : ils créent les dossiers principaux, téléversent et décident qui voit et qui modifie chaque dossier. Le Directeur musical et l'Administrateur doivent confirmer que c'est vous avant d'ouvrir la Gestion (voir Confirmer que c'est vous).

Quand un dossier donne le droit de modifier à un groupe, les membres de ce groupe gèrent ce dossier depuis Ressources › Documents : sous-dossiers, téléversements, noms, ordre, suppression. Ils ne peuvent pas changer qui le voit.

Chaque membre parcourt les dossiers qu'il peut voir, lit et télécharge les documents, et confirme la lecture de ceux qu'on lui demande.

La bibliothèque n'apparaît que si votre chœur a activé la fonctionnalité Bibliothèque de documents, dans Gestion › Paramètres › Fonctionnalités. Votre chœur peut aussi avoir ses propres rôles, sous d'autres noms, qui permettent la même chose.

Comment faire

Monter la bibliothèque

1. Dans Gestion › Bibliothèque de documents, touchez Nouveau dossier pour un dossier principal. Dans un dossier, le même bouton crée un sous-dossier.
2. Ouvrez un dossier et touchez Téléverser. Choisissez le fichier, vérifiez son titre, sa description et son format, puis touchez Téléverser.
3. Touchez Détails du dossier pour le Renommer, le Déplacer ou choisir l'Ordre des documents : Manuel, Nom ou Plus récents. En Manuel, touchez Réordonner pour glisser les documents.
4. Ouvrez un document et touchez Modifier sous Détails pour changer son titre ou sa description, ou le déplacer dans un autre dossier.
5. Pour supprimer un seul document, ouvrez-le, touchez le bouton Plus (trois points) à côté de son titre, puis Supprimer le document, et confirmez. Il faut le droit de supprimer des documents, ou celui de modifier son dossier.
6. Supprimer le dossier supprime aussi ses sous-dossiers et ses documents. Tounes vous dit combien et vous demande de confirmer.

Décider qui voit et modifie un dossier

1. Dans les détails du dossier, sous Accès, touchez Choisir des groupes à côté de Qui peut voir. Sans groupe, c'est Tout le chœur.
2. Un sous-dossier peut réduire qui le voit, jamais l'élargir : Tounes affiche Aussi limité par un dossier parent. Les membres qui ne peuvent pas voir un dossier ne le voient pas du tout.
3. À côté de Qui peut modifier, choisissez les groupes qui peuvent le gérer. Sans groupe, on lit Direction seulement. Tounes vous avertit quand un groupe peut modifier un dossier qu'il ne voit pas.

Demander une confirmation de lecture

1. Ouvrez le document. Sous Confirmation de lecture, touchez Modifier et activez Les membres doivent confirmer leur lecture.
2. Choisissez Qui doit confirmer : tout le chœur, une section ou un groupe (membres actifs seulement), et une échéance ou Pas d'échéance. Touchez Enregistrer. Toutes les personnes visées doivent pouvoir voir le dossier.
3. Les membres le trouvent à l'Accueil, sous À lire et confirmer.
4. Remplacer le fichier publie une nouvelle version, dont le public doit confirmer la lecture de nouveau. Les confirmations et les fichiers précédents sont conservés.

Lire, télécharger, confirmer (chaque membre)

1. Ouvrez Ressources › Documents et ouvrez les dossiers. Une recherche trouve les documents de tous les dossiers. L'Accueil montre aussi les Documents récents.
2. Un PDF s'ouvre directement dans Tounes. Un autre format s'ouvre à l'extérieur de l'appli : touchez Télécharger.
3. On vous demande de confirmer? Ouvrez d'abord le document, puis touchez Confirmer la lecture. Vos confirmations s'affichent au-dessus, avec leur date.

Sur le Web et dans les applis

Sur un ordinateur, Télécharger ouvre un nouvel onglet du navigateur qui enregistre le fichier dans votre dossier Téléchargements. Si un bloqueur de fenêtres surgissantes l'arrête, Tounes affiche « Impossible d'ouvrir le téléchargement. » : autorisez les fenêtres surgissantes pour Tounes et réessayez. Dans les applis iPhone et Android, c'est le navigateur du téléphone qui télécharge le fichier. Sur un téléphone, un lien vers un document ouvre l'appli Tounes si elle est installée.