Le matériel d'un événement

Chaque événement peut avoir une liste de matériel en deux couches : les besoins (« un piano », « 4 câbles de micro », « un podium ») et la façon dont chacun est couvert. Tounes calcule ensuite qui doit prendre quoi, et quand, selon l'endroit où se trouve chaque article.

Qui peut le faire

Le Directeur musical dit ce qu'il faut pour un événement : il ajoute, modifie et retire des besoins. Le Responsable du matériel le fait aussi, et décide comment chaque besoin est couvert. L'Administrateur peut faire les deux. Votre chœur peut aussi avoir ses propres rôles, sous d'autres noms, qui le permettent.

La fonction matériel doit être activée pour votre chœur. Les membres qui n'ont rien à apporter ne voient rien du matériel.

Comment faire

Commencer la liste

1. Ouvrez l'événement dans l'onglet Calendrier : sa section Matériel contient la liste, au-dessus de ce que vous apportez vous-même. Le Directeur musical et l'Administrateur la trouvent aussi dans le panneau Matériel de l'événement, dans Gestion › Événements. Les alertes du Responsable du matériel ouvrent l'événement, tout comme un événement à venir sur un article de Gestion › Matériel.
2. La première fois, Tounes remplit une liste de départ à partir du plus proche événement précédent qui en a une : même cadre, intérieur ou extérieur, et même type d'abord, puis des types semblables, puis n'importe quelle liste. La toute première liste du chœur part de tout l'inventaire. Une ligne indique d'où elle part.
3. La liste de départ garde les besoins. Elle garde la personne qui apporte un article seulement si elle l'a encore et qu'il est utilisable, « Le lieu le fournit » seulement au même lieu, et le matériel loué avec sa note, mais sans confirmation.
4. Rien n'est enregistré avant que vous touchiez Enregistrer la liste. Annuler les changements revient à la liste enregistrée.

Dire ce qu'il faut (Directeur musical, Responsable du matériel)

1. Touchez Ajouter un besoin, ou touchez un besoin pour le modifier.
2. Écrivez Ce qu'il faut, et au besoin un Type et une Quantité.
3. Touchez Terminé, puis Enregistrer la liste. Retirer ce besoin l'enlève.
4. Quand le Directeur musical ajoute ou modifie un besoin, le Responsable du matériel est averti, et le besoin affiche Non couvert jusqu'à ce qu'il agisse.

Couvrir chaque besoin (Responsable du matériel)

1. Ouvrez le besoin et touchez Ajouter une source. Choisissez la Source :
   • On l'apporte : choisissez l'Article et Qui l'apporte, et pour une ligne comptée la Quantité. Un besoin peut avoir plusieurs sources : 2 câbles de Marc, 2 de Julie.
   • Le lieu le fournit.
   • Loué ou emprunté, avec De qui.
2. Touchez Terminé, puis Enregistrer la liste.
3. Une fois le matériel du lieu ou loué réglé, passez-le à Confirmé directement sur la liste.
4. Pour réassigner, changez Qui l'apporte. Si l'article est chez quelqu'un, la nouvelle personne le reçoit de lui par une passation; s'il est au rangement, elle reprend la prise en charge et ses rappels.

Suivre les statuts

1. Chaque besoin affiche un statut : Non couvert, À confirmer, Assigné, Pris en charge (toutes ses unités prises), Rapporté ou À risque.
2. Un besoin à risque dit pourquoi : aucune occasion de le prendre avant l'événement, aucune occasion de le rapporter, l'article est prévu pour un autre événement en même temps, il est inutilisable, la personne qui l'apporte sera absente, ou il est chez un ancien membre.
3. Une fois l'événement annulé ou passé, sa liste est fermée.

Ce que le Responsable du matériel apprend

Tounes avertit aussitôt chaque Responsable du matériel quand :

1. Une personne qui apporte, prend ou rapporte du matériel indique qu'elle sera absente d'un événement dont cela dépend.
2. Un article prévu pour un événement à venir devient inutilisable.
3. Un rappel urgent de prise en charge ou de retour est resté sans suite et la période est terminée.
4. Il n'y a aucune occasion de prendre un article avant l'événement, ou de le rapporter après.
5. Le Directeur musical ajoute ou modifie un besoin.
6. Du matériel fourni par le lieu ou loué n'est toujours pas confirmé quelques jours avant l'événement (3 par défaut).
7. L'événement change de lieu. « Le lieu le fournit » redevient non couvert.
8. Un membre qui a du matériel ou doit en apporter quitte le chœur, avec la liste de ce qu'il a.

Un responsable du matériel qui fait un changement n'en est pas averti lui-même.

Quand un événement est annulé, reporté ou change d'heure, les personnes qui apportent du matériel sont averties, et chaque prise en charge et chaque retour est recalculé. Un événement reporté emporte sa liste de matériel.

Les alertes vont à toutes les personnes dont le rôle gère le matériel. Si personne dans le chœur n'a un tel rôle, elles vont plutôt au Directeur musical et aux Administrateurs.

Pour régler les rappels, voir Tenir l'inventaire du matériel.