Tenir l'inventaire du matériel

Gestion › Matériel rassemble le matériel du chœur : ce qu'il possède, où chaque article est rangé entre les concerts, son état, et qui l'a en ce moment. On y trouve aussi les lieux de rangement et les délais des rappels.

Qui peut le faire

Le Responsable du matériel et l'Administrateur ouvrent Gestion › Matériel. Votre chœur peut aussi avoir ses propres rôles, sous d'autres noms, qui le permettent. Les membres qui apportent du matériel ne voient jamais l'inventaire : ils ne voient que ce qu'ils apportent (voir Apporter du matériel à un événement).

La fonction matériel doit être activée pour votre chœur.

Comment faire

Créer les lieux de rangement

1. Dans Gestion › Matériel, passez à Rangement et touchez Nouveau lieu de rangement.
2. Choisissez le Lieu : un des lieux du chœur. Le domicile d'un membre n'est pas un lieu de rangement; le matériel gardé à la maison est simplement entre les mains de cette personne.
3. Choisissez Quand on peut y accéder :
   • Pendant les événements à ce lieu : le matériel sort pendant le dernier événement qui s'y tient avant le concert, et revient au premier après.
   • Heures d'ouverture : ajoutez chaque ouverture de la semaine (jour, ouverture, fermeture, comme 18:00) et les Jours de fermeture. Le matériel sort pendant la dernière ouverture avant le concert.
   • En tout temps : aucune restriction.
4. Un lieu de rangement ne se supprime que s'il ne contient aucun matériel et n'est le rangement habituel d'aucun article. Le lieu lui-même reste.

Ajouter un article

1. Sous Articles, touchez Nouvel article. Donnez-lui un Nom (« Piano 1 (Yamaha P-125) », « Câbles XLR ») et un Type : Claviers et pianos, Son, Mobilier, Signalétique ou Autre.
2. Choisissez le Suivi : À l'unité pour un seul article, ou Compté avec une Quantité. Au-delà de cinq unités, Tounes suggère une ligne comptée. Deux pianos font deux lignes, puisqu'ils peuvent être à des endroits différents.
3. Fixez son Rangement habituel : un lieu de rangement, ou une personne qui le garde, et ajoutez des Notes (« la pédale est dans le banc »).
4. Une fois l'article enregistré, ouvrez-le et touchez Ajouter une photo sous Photo, pour que la personne qui le prend reconnaisse le bon étui.
5. La liste regroupe les articles par type et montre où chacun se trouve. Cherchez par nom.

Tenir l'état à jour

1. Ouvrez un article et touchez Modifier sur son État : Neuf, Bon état, À réparer, En réparation, Hors d'usage ou Retiré.
2. Sur une ligne comptée, répartissez les unités entre les états (« 11 en bon état, 1 à réparer »).
3. Seules les unités utilisables vont sur la liste d'un événement. À réparer y va encore, avec un avertissement. Un article prévu pour un événement à venir qui devient inutilisable met ce besoin à risque, et les autres responsables du matériel sont avertis.
4. Une ligne dont toutes les unités sont Retiré quitte l'inventaire mais garde son historique.

Noter qui a quoi

1. Un article montre Où il est maintenant : chaque lieu de rangement ou personne et combien d'unités, les Événements à venir pour lesquels il est prévu (touchez-en un pour ouvrir sa liste de matériel dans l'onglet Calendrier), et son Historique, du plus récent au plus ancien.
2. Pour noter un déplacement vous-même, touchez Noter un déplacement. Choisissez le Déplacement (Sortie, Retour ou Passation), De et À, et la quantité, puis Noter. Un déplacement que vous notez compte tout de suite.
3. Les membres notent eux-mêmes leurs prises en charge, leurs retours et leurs passations depuis Vous apportez sur l'événement. L'accueil montre ce qui attend et permet d'accepter ou de refuser une passation. Une passation entre deux membres compte une fois que la personne qui reçoit l'accepte; d'ici là, l'article l'indique en attente de confirmation.

Régler les rappels

1. Touchez le bouton d'engrenage en haut de Gestion › Matériel : Réglages du matériel.
2. Rappel, en heures avant (24 par défaut) : quand la personne qui apporte du matériel reçoit un rappel avant une prise en charge, un apport ou un retour.
3. Alerte de fermeture, en minutes (30 par défaut) : combien de temps avant la fermeture d'un lieu de rangement part la notification urgente de prise en charge.
4. Vérification des confirmations, en jours avant (3 par défaut) : quand le matériel fourni par le lieu ou loué, toujours pas confirmé, vous avertit.

Pour le matériel dont chaque événement a besoin, voir Le matériel d'un événement.