Planifier les événements et les lieux

Qui peut le faire

Le Directeur musical et l'Administrateur créent, modifient, annulent et suppriment les événements dans Gestion › Événements, et enregistrent, modifient et suppriment les lieux dans Gestion › Lieux. Ces deux rôles voient des renseignements personnels des membres : Tounes vous demande donc de confirmer que c'est vous avant d'ouvrir la Gestion.

Un Chef de pupitre crée des événements pour sa propre section seulement, et peut ajouter un lieu, mais pas le modifier ni le supprimer. Ce qu'il peut changer ensuite dépend des pouvoirs que votre chœur donne aux chefs de pupitre (voir Publier pour votre pupitre).

Votre chœur peut aussi avoir ses propres rôles, sous d'autres noms, qui permettent la même chose. Les événements ne demandent aucune fonction particulière; le covoiturage et l'hébergement n'apparaissent sur un événement que si votre chœur les a activés.

Comment faire

Enregistrer vos lieux

1. Dans Gestion › Lieux, touchez Ajouter un lieu.
2. Inscrivez le Nom du lieu et, si vous voulez, l'adresse, la ville et le code postal, un type (lieu de répétition, salle de concert, lieu extérieur, bar ou restaurant, autre) et des Remarques pour aider les membres à s'y retrouver.
3. Ajoutez chaque option de Transport en commun (ligne et station) et de Stationnement (avec son prix, ou gratuit), puis touchez Enregistrer.
4. Supprimer un lieu ne touche pas aux événements passés : ils gardent leur lien, mais n'affichent plus le lieu.

Créer un événement

1. Dans Gestion › Événements, touchez Nouvel événement.
2. Inscrivez son Titre, son Type, son Début et sa Fin. Choisissez un Lieu enregistré, touchez Nouveau lieu pour en enregistrer un sur-le-champ, ou activez Événement en ligne et collez le Lien de la réunion.
3. Pour un événement hebdomadaire, activez Se répète chaque semaine : choisissez les jours, la Fréquence (chaque semaine ou aux quelques semaines) et Se répète jusqu'au. Chaque date devient un événement à part. Une série peut durer jusqu'à 18 mois.
4. Au besoin, indiquez l'heure d'Arrivée, la section dont c'est le tour pour la collation (Collation apportée par), une note sur la collation et un lieu de Rencontre après l'événement.
5. Activez Transport à organiser pour le covoiturage, ou Hébergement requis avec le nombre de Personnes par chambre et la date limite pour répondre.
6. Choisissez le public : toute la chorale, une Section ou un Groupe.
7. Sous Inscription, choisissez la question de Présences (Oui / Non ou Nombre d'invités), qui voit la liste des participants, et quand les réponses ouvrent et ferment. Pour une répétition, le Rappel de présence suit le réglage du chœur dans Gestion › Paramètres, sauf si vous en choisissez un autre.
8. Touchez Créer. Les membres actifs du public reçoivent une notification de nouvel événement.

Modifier, reporter ou annuler

1. Ouvrez l'événement. Chaque partie (Date et lieu, Détails avec la description, la tenue et la photo de couverture, Collation et après, Public, Inscription) a son propre bouton Modifier.
2. Dans une série, Tounes demande jusqu'où va le changement : Cet événement, Cet événement et les suivants ou Tous les événements de la série.
3. Dans le menu Plus de l'événement, Reporter l'événement : Choisir une nouvelle date garde l'original à l'agenda, marqué reporté, et recrée l'événement à la nouvelle date, avec ses covoiturages et ses chambres; le public est avisé. Date à confirmer le marque seulement reporté.
4. Annuler l'événement le garde à l'agenda, marqué annulé, et les membres ne peuvent plus répondre. Ses covoiturages et ses demandes de chambre sont annulés, et les personnes concernées sont avisées. Remettre au programme défait l'annulation.
5. Le même menu offre Dupliquer l'événement, Ouvrir une discussion pour les participants et Supprimer l'événement, qui retire l'événement et ses présences.

Pour ajouter la musique et suivre les réponses, voir Préparer une répétition ou un concert.