Gérer une saison de cotisations

Qui peut le faire

Le Trésorier et l'Administrateur établissent les cotisations et inscrivent les paiements, dans Gestion › Cotisations. La direction musicale ne voit pas les cotisations, sauf si l'Administrateur lui en donne l'accès. Les cotisations sont des renseignements personnels : Tounes vous demande donc de confirmer que c'est vous avant d'ouvrir la Gestion (voir Trésorier).

Chaque membre voit ses propres cotisations dans Mes cotisations, dans le menu en haut de l'Accueil. Un membre ne peut ni inscrire ni modifier un paiement.

Les cotisations n'apparaissent que si votre chœur a activé la fonction.

Comment faire

Établir la saison

1. Dans Gestion › Cotisations, touchez Nouvelle saison : sa date de début, sa date de fin et sa devise. Deux saisons ne peuvent pas se chevaucher.
2. Ajoutez une période pour chaque chose que les membres paient, comme la session d'automne ou l'adhésion annuelle, avec ses dates. Cochez Son paiement donne le droit de vote s'il y a lieu.
3. Dans la période, ajoutez un tarif : son montant et, si les membres paient en plusieurs fois, ses versements, chacun avec son échéance. Les versements doivent totaliser le montant. Sans versement, le tarif est dû en une fois, le premier jour de la période. Le premier tarif est celui par défaut.
4. Chaque choriste actif est inscrit au tarif par défaut. S'il en manque, touchez Inscrire les choristes actifs.
5. Choisissez Quand un choriste part : garder le montant complet, calculer au prorata des jours ou retirer les versements pas encore dus.

Inscrire un paiement

1. Ouvrez la saison et touchez le choriste.
2. Touchez Enregistrer un paiement et indiquez le montant, la date du paiement (jamais dans le futur), le mode (virement Interac, comptant, chèque ou autre) et une référence.
3. Une erreur? Modifier le paiement, ou Annuler le paiement : un paiement annulé reste dans l'historique mais ne compte plus dans le solde.

Faire le suivi

1. Filtrez la liste sur les choristes Non payés, En retard ou Payés pour savoir à qui faire un rappel.
2. Ouvrez un choriste et touchez Modifier l'inscription pour lui donner son propre montant, son propre choix en cas de départ ou une note privée que seule la trésorerie voit.
3. Un membre dont les renseignements ont été retirés à sa demande s'affiche « Nom (ancien membre) », puis Ancien membre 6 ans après la fin de la saison. Ses montants et paiements restent.

Voir vos cotisations (chaque membre)

1. Ouvrez Mes cotisations : pour chaque période, ce que vous devez, ce que vous avez payé, ce qui reste, et chaque échéance avec où elle en est.
2. Un paiement manque? Demandez à votre trésorier : les paiements sont inscrits à la main. Tounes ne prend pas de paiement en ligne.