Prendre les présences

La réponse d'un membre dit s'il compte venir. Les présences disent qui est vraiment venu. Tounes garde les deux côte à côte : noter quelqu'un ne change jamais la réponse qu'il a donnée.

Qui peut le faire

Un Chef de pupitre note les membres de sa propre section, à chaque événement où sa section est invitée, y compris les répétitions de toute la chorale, peu importe qui a créé l'événement. Le chef de section reçoit ce rôle quand la direction le nomme dans Gestion › Sections; la direction peut aussi le donner à d'autres personnes (voir Chef de pupitre).

Le Directeur musical et l'Administrateur notent tout le monde. Votre chœur peut aussi avoir ses propres rôles, sous d'autres noms, qui permettent la même chose.

Prendre les présences ne demande aucune fonction particulière. Consulter ensuite l'historique de chaque membre, oui : voir Historique des présences.

Comment faire

Noter votre section

1. Au début d'une répétition, les chefs de pupitre reçoivent une notification Prenez les présences, dans leur langue. Touchez-la pour ouvrir l'événement. Ou ouvrez l'événement depuis l'Agenda.
2. Descendez jusqu'à la Feuille de présence. Elle s'ouvre d'elle-même pendant l'événement; le reste du temps, touchez la flèche à côté de son titre.
3. La feuille liste, par nom de famille, les membres de votre section attendus à l'événement. Sous chaque nom, la réponse donnée : Présent·e, Ne vient pas, Peut-être ou Inconnu.
4. Touchez la mention à côté d'un nom (Non noté au départ) et choisissez Présent·e, En retard, Absent·e ou Excusé·e.
5. Pour Absent·e ou Excusé·e, choisissez la Raison : maladie, travail, famille, voyage, conflit d'horaire ou autre. Quelqu'un qui a répondu qu'il ne pouvait pas venir est proposé Excusé·e, avec la raison qu'il a donnée.
6. Pour un événement qui compte les invités, utilisez − et + à côté d'un membre présent pour les invités qu'il a amenés.

Chaque mention est enregistrée dès que vous la faites. Une erreur? Touchez la mention et choisissez-en une autre, ou Non noté pour l'effacer. Vous pouvez revenir à la feuille après la répétition.

Direction : noter n'importe qui

1. Ouvrez l'événement depuis l'Agenda et utilisez la Feuille de présence, qui liste tous les membres attendus. Ou ouvrez-le dans Gestion › Événements et dépliez Présences : vous y voyez combien ont répondu présent, section par section.
2. Notez les gens de la même façon.
3. Pour les totaux par membre, ouvrez Gestion › Présences.

Qui est sur la feuille

1. Les membres actifs du public de l'événement. Le personnel, les membres en congé et les futurs membres ne sont pas attendus : ils n'y sont pas.
2. Pour un événement passé, toute personne déjà notée reste sur la feuille, même si elle a quitté le chœur depuis.

Sur le Web et dans les applis

La notification Prenez les présences s'affiche sur votre téléphone seulement dans l'appli Tounes, une fois les notifications permises. Sur le Web, elle vous attend dans Notifications, et vous ouvrez l'événement depuis l'Agenda. La feuille elle-même fonctionne de la même façon partout.