Responsable de la confidentialité

Le rôle Responsable de la confidentialité est pour la personne du conseil qui répond des renseignements personnels des membres. Il publie l'avis de confidentialité du chœur, répond aux demandes des membres qui veulent retirer leurs renseignements ou supprimer leur compte, fixe combien de temps les données des anciens membres sont gardées, et consulte le journal de confidentialité. Il permet aussi de consulter les fiches des membres et l'Historique de chacun : qui a changé son statut, quand, et la note laissée. Les fiches et les statuts des membres sont modifiés par quelqu'un qui a un autre rôle.

Qui peut le faire

Un Administrateur donne le rôle, dans Gestion › Rôles : il ouvre Responsable de la confidentialité, puis Ajouter des membres. Si votre chœur a un poste pour cette fonction, l'Administrateur peut le lier au rôle pour qu'il suive le mandat.

Responsable de la confidentialité est un rôle intégré : on ne peut pas le supprimer. Vous pouvez l'avoir en plus d'autres rôles, comme Membre. Votre chœur a peut-être aussi créé ses propres rôles, sous d'autres noms.

Comment faire

Consulter l'historique d'un membre

1. Ouvrez la Gestion. Votre rôle peut voir des renseignements personnels des membres : Tounes vous demande donc d'abord de confirmer que c'est vous, avec votre clé d'accès ou un code par courriel. Voir Confirmer que c'est vous.
2. Ouvrez Gestion › Choristes et personnel, puis le membre. Si Responsable de la confidentialité est votre seul rôle en plus, la Gestion vous montre cette section et la Confidentialité, et la fiche du membre est en lecture seule.
3. Ouvrez Historique : chaque changement se lit « avant → après », avec sa date, qui l'a fait et la note. Voir Statuts des membres pour le sens de chaque statut.

Publier l'avis de confidentialité du chœur

1. Ouvrez Gestion › Confidentialité et touchez Modifier l'avis.
2. Rédigez l'avis dans chacune des langues de votre chœur, ou touchez Insérer le brouillon de départ et adaptez-le : votre chœur est responsable de ce qu'il dit. Indiquez le contact à qui les membres écrivent.
3. Touchez Enregistrer le brouillon, puis Publier. Chaque membre, vous compris, doit lire et accepter la nouvelle version avant d'utiliser le chœur dans Tounes.

Répondre à une demande

1. Dans Gestion › Confidentialité, Demandes montre d'abord les demandes ouvertes, chacune avec son échéance : vous avez 30 jours.
2. Compléter retire le nom de la personne, son profil et ce qu'elle a écrit dans le chœur. Les montants et dates des cotisations restent pour les livres. Pour une suppression de compte, son compte Tounes est supprimé aussi. C'est irréversible.
3. Refuser demande une raison, que le membre lit dans l'app.
4. Le Journal garde chaque demande, chaque réponse et chaque anonymisation automatique.

Garder les données des anciens membres pour une période fixée

1. Sous Données des anciens membres, choisissez une période. Tounes indique combien d'anciens membres la prochaine nuit anonymisera, et vous demande de confirmer.
2. Tant que vous n'avez pas choisi de période, rien n'est anonymisé automatiquement.

La Gestion se verrouille quand vous la quittez

1. Après 30 minutes sans utiliser la Gestion, Tounes vous redemande de confirmer que c'est vous. Cela ne vous déconnecte jamais, et le reste de l'application ne le demande pas.

Ce qu'il n'inclut pas

1. Modifier la fiche ou le statut d'un membre. C'est le Directeur musical ou un Administrateur qui le fait.
2. Les contacts d'urgence des membres. Ils suivent leur propre permission, qu'un Administrateur peut ajouter à un rôle créé par le chœur.
3. Tout ce qui ne touche pas les membres et leur confidentialité : la musique, les événements, les cotisations ou les autres paramètres du chœur.

Aider les membres avec leurs propres renseignements

1. Chaque membre choisit ce qu'il partage avec le chœur dans son propre profil : voir Profil, confidentialité et langue.
2. Ce que les membres voient les uns des autres se trouve dans la Communauté : voir Communauté et bottin.